Dématérialisation des factures fournis­seurs : les six facteurs clés de réussite

Selon Basware, réussir un projet de dématérialisation dépend de six facteurs clés : lesquels ?

1. Associer la réception électronique des factures à leur traitement automatisé. La réception électronique des factures fournisseurs (EDI, PDF email ou via un portail de saisie) et l’automatisation de leur traitement (rapprochement commande/facture, circuit d’approbation, imputation, bon à payer...) sont deux éléments distincts de la dématérialisation des factures fournisseurs.
2. Déployer des processus standardisés et évolutifs. Les développements spécifiques autour de progiciels du marché ont depuis longtemps montré leurs limites : difficiles à mettre en œuvre et à maintenir, ils constituent un frein à l’évolutivité de la solution.
3. Adapter le déploiement au périmètre projet. La stratégie de déploiement dépend de nombreux paramètres : nombre de factures, processus de réception (EDI, PDF email, scan, saisie sur un portail), nombre d’entités ou/et de pays concernés, réglementations en vigueur, existant informatique, disponibilité des équipes, maturité et réactivité des fournisseurs. Il est conseillé de commencer sur un périmètre test, puis d’étendre les dispositifs.
4. Accompagner le changement. L’accompagnement technique et fonctionnel, la communication auprès de toutes les parties prenantes (équipes métiers, IT, fournisseurs) et la formation des key users (en charge d’accompagner les utilisateurs internes ou les fournisseurs) sont essentiels au succès du projet.
5. Définir et prioriser les fournisseurs éligibles. Une bascule en mode Big Bang de tous les fournisseurs est utopique : après les avoir recensés, il est indispensable de définir le panel de fournisseurs éligibles à la dématérialisation et d’ordonnancer leur bascule vers le nouveau système en tenant compte de leurs impératifs comptables, organisationnels et technologiques.
6. Évangéliser les fournisseurs et obtenir leur adhésion. Embarquer les fournisseurs est certainement l'étape la plus chronophage : construction d’un argumentaire pour les convaincre d’adopter la facturation électronique, conception d’un « kit de communication » (données attendues sur la facture, canaux d’envoi, tutoriels, support téléphonique et mail...), accompagnement personnalisé, etc.

Source : Basware.

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