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Un exemple de transformation numérique dans l’éducation

La Conférence des grandes écoles a engagé une étape clé de sa transformation numérique avec la refonte de ses outils cœur de métier. Objectifs : accélérer une transformation orientée utilisateurs, renforcer la collaboration et fluidifier les processus.

À la fois think tank, organisme accréditeur de formations, mais aussi de représentation auprès des pouvoirs publics de 229 grandes écoles, la Conférence des grandes écoles (CGE) a refondu son applicatif métier, principale interface de communication et d’échange avec ses écoles membres. Les missions de la CGE sont triples : représenter ses membres auprès des pouvoirs publics, des acteurs de l’économie et de la société, valoriser l’expertise collective de ses membres et le rôle des grandes écoles via une activité de think tank et accréditer les formations de ses écoles (Mastère Spécialisé, MSc, BADGE, Certificat de Qualification et de Compétences).

La CGE a souhaité, mi-2017, refondre son applicatif métier, un projet de transformation confiée au cabinet de conseil Acadys. L’objectif était de réfléchir aux usages métiers pour améliorer l’expérience utilisateur, qu’il soit interne ou externe, afin de fluidifier les processus et créer des espaces d’échange et de collaboration.

1. Fluidifier, dématérialiser et automatiser

L’enjeu numérique de la solution métier de la CGE est de gérer le cycle de vie des candidatures des écoles (de l’adhésion en tant que telle jusqu’à l’éventuelle fin de collaboration). Elle lui permet aussi d’instruire les demandes d’accréditation de formations, la CGE étant propriétaire de quatre labels : Mastère Spécialisé, MSc, BADGE et CQC. Les formations labellisées par la Conférence des grandes écoles respectent des éléments de doctrine définis pour l’accréditation d’un processus de formation de qualité ayant pour objectif principal de garantir l’insertion professionnelle.

L’application métier sert également à animer le réseau des grandes écoles via des commissions et groupes de travail. Le système permet notamment de gérer automatiquement des listes de diffusion et de mettre à la disposition des membres des espaces documentaires où déposer leurs documents de référence et leurs productions. Enfin, l’outil est utilisé pour des enquêtes à caractère contractuel auprès des écoles membres.

« La CGE applique des critères d’adhésion exigeants. Nous devons vérifier que tous les critères sont remplis et qu’un certain nombre de valeurs sont partagées avec les écoles membres. Avant, le processus était entièrement manuel. Lors de la refonte, nous avons inventé des processus 100 % dématérialisés et une gestion des dossiers semi-automatisée. Résultat : "Moins d’intervention humaine dans les processus, au profit d'une gestion des demandes d'adhésion en phase avec nos critères et la rigueur attendue », explique Isabelle Laurençot, responsable du pôle gestion de l’information-process au sein de la CGE.

Une démarche similaire a été mise en place pour les demandes de formations accréditées. Auparavant, tout se passait par échange de dossiers papier entre l’école, la CGE, un jury d’instructeurs et une commission. Ce processus est désormais, lui aussi, entièrement dématérialisé.

« En interne, nous sommes une petite équipe, où chacun est ultra-spécialisé dans son domaine. Les enjeux de polyvalence et d’interactions avec les collègues sont très forts. Acadys nous a aidés à fluidifier certains processus, notamment ceux liés à l’adhésion des écoles membres, mais aussi ceux relatifs aux demandes d’accréditation de formations », ajoute Isabelle Laurençot.

2. Accélérer les interactions au sein du think tank

En tant que think tank, la CGE anime une douzaine de commissions. « Nous traitons de thématiques qui vont de l’amont (réforme du lycée et des classes préparatoires, attractivité des filières scientifiques pour les filles) à l’aval (évolution de l’insertion des diplômés des grandes écoles, en France comme à l’international, mutation des entreprises...). Nous traitons également de thématiques liées aux contenus des formations en tant que tels (stratégie numérique, formation à distance, innovation pédagogique, prospective...) ou encore de diversité ou de handicap », précise Isabelle Laurençot.
À l’occasion de la refonte de l’applicatif métier de la CGE, les grandes écoles ont, elles aussi, fait part de leurs souhaits d’optimisation. Participant régulièrement aux commissions organisées par la CGE, elles aspiraient avant tout à davantage de collaboratif et d’espaces d’échanges.

« La refonte a permis d’accélérer les interactions entre les membres, grâce à la mise à disposition d’espaces pour échanger des réflexions, des retours d’expérience, des bonnes pratiques. L’objectif était de permettre aux uns et aux autres d’aller plus loin et plus vite, de discuter, de créer et d’innover », note Isabelle Laurençot.

Le lancement des espaces collaboratifs a rencontré un vif succès auprès des membres de la CGE. Les commissions et autres groupes de travail ont ainsi pu rassembler et organiser au même endroit leurs documents de travail, dans un outil accessible à tous et ergonomique. Les échanges ont pu être fluidifiés et facilités grâce à des outils intégrés permettant d’organiser des webconférences et des chats.

En tant que think tank porteur de réflexions au cœur des enjeux d’éducation, la Conférence des grandes écoles participe activement aux réflexions concernant l’enseignement supérieur, intervient publiquement et valorise l’expertise collective de ses membres et leur rôle. Elle publie de nombreuses enquêtes et études de référence et représente ses membres auprès des pouvoirs publics et des acteurs économiques.

3. Consolider et exploiter la valeur des données

La CGE joue également un rôle de représentation auprès des pouvoirs publics. Elle diligente chaque année, auprès de ses membres, un certain nombre de baromètres mais aussi d’enquêtes, dont certaines ont un caractère contractuel. Insertion des jeunes diplômés, part des étudiants internationaux, égalité femmes/hommes, handicap, ouverture sociale dans les grandes écoles... Les thèmes sont nombreux et variés. Ces enquêtes et baromètres constituent une véritable base de connaissances au service de notre rôle de représentation. « Lorsque nous rencontrons des députés ou des journalistes, nous avons en main des statistiques fiables qui nous permettent d’argumenter et d’être crédibles. Quel que soit le sujet (alternance, apprentissage, contrats de professionnalisation...), les données sont d’une richesse phénoménale. Et, avec le nouvel outil de gestion, elles se sont affinées », assure Isabelle Laurençot.

En effet, au lieu de générer de simples fichiers « à plat », l’applicatif métier permet désormais de réaliser des tirs croisés, ainsi que des requêtes multi-fichiers. « L’applicatif métier est, par ailleurs, devenu suffisamment robuste pour héberger toutes les enquêtes que nous menons. Certaines d’entre elles étaient précédemment gérées sur des outils en shadow IT », complète Isabelle Laurençot.

Accompagner le changement : un point crucial

Nouvelles fonctionnalités apportées par l’applicatif métier refondu, volonté de centraliser toutes les enquêtes et baromètres au sein d’un même outil, remise en question de certains processus : la résistance au changement, bien naturelle dans ce type de projet, a été forte. Elle a été prise en compte dès l’amont et tout au long du projet, avec la mise en place des stratégies pour convaincre les collaborateurs en interne des bénéfices de la refonte et favoriser l’adoption rapide des nouveaux usages. « Le premier des freins, dans ce type de projet, c’est l’humain, il a fallu mettre en place des argumentaires et illustrer les projets de manière concrète », ajoute Isabelle Laurençot.

Les prochains jalons de la CGE

Le projet a été divisé en deux parties : la partie applicative (outils de gestion), d’un côté, et les espaces collaboratifs de l’autre. Pour des raisons de calendrier et de respect des contraintes liées à l’année universitaire, ce sont les outils collaboratifs qui ont été déployés en premier (fin 2018) avec, en toile de fond, les outils de gestion (lancés avant l’été 2020). Suite au succès des premières étapes, la CGE réfléchit à enclencher une nouvelle phase. Celle-ci concernerait, entre autres choses, son entrepôt de données, qui alimente le site Web de l’association, via des API.

« Cette nouvelle tranche nécessitera un redimensionnement de notre site Web et la création de nouvelles API. Nous travaillons en effet avec des organismes nationaux comme France Compétences, car nos écoles membres sont très demandeuses de reconnaissance de leurs formations pour bénéficier de financements éligibles à la formation continue. Nous imaginons des API pour que les informations circulent de manière plus fluide entre les différents acteurs de la chaîne de valeur. Nous réfléchissons aussi à couvrir, grâce à notre SI, des besoins RH internes », prévoit Isabelle Laurençot.

Cette refonte a permis de repenser en profondeur les processus métiers, tant en interne qu’en externe, fluidifiant ainsi les relations avec les écoles et les entreprises membres de la CGE. Grâce à la création d’espaces collaboratifs, l’activité de think tank de la CGE a pu être dynamisée, accélérant les échanges de bonnes pratiques ou de retours d’expérience entre grandes écoles. Le rôle de représentation auprès des pouvoirs publics a pu, de son côté, être renforcé, grâce à la consolidation de la base de connaissances, alimentée par les enquêtes et baromètres régulièrement publiés par la CGE.

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Dominique Herbert

Dominique Herbert

Consultant en systèmes d’information depuis plus de vingt ans, Dominique Herbert collabore à Best Practices sur les thématiques de gouvernance, d’organisation de la DSI et de stratégie SI.

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