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Suez Environnement : contrôler l’archivage et enrayer le shadow IT

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Pour assurer la conservation de ses factures conformément aux obligations réglementaires, la Lyonnaise des Eaux, filiale de Suez Environnement, a mis en place un processus combinant signature électronique et contrôle à chaque étape. Le groupe a également proposé aux utilisateurs un outil sécurisé de partage de fichiers.

Filiale du groupe Suez Environnement, la Lyonnaise des Eaux fournit ses services à 4,5 millions d’abonnés. Ses activités produisent près d’un million de factures par mois, auxquelles viennent s’ajouter d’éventuelles relances. L’ensemble représente donc un volume important de documents à archiver, d’autant plus que les obligations légales imposent de conserver ces factures sur une période de dix ans (soit un volume cible estimé de 120 millions de documents).

L’archivage de ces documents sous forme électronique est également soumis à d’autres obligations réglementaires, afin de garantir leur valeur probante, comme la signature électronique et la conservation du document dans sa forme originale. « Nous avons différents modèles de factures selon les modalités de concession, ce qui complexifie encore l’archivage», explique Sébastien Dufrene, responsable d’applications à la DSI clientèle de la Lyonnaise des Eaux.

A l’occasion de l’Alfresco Day, fin janvier 2015, ce dernier a partagé son expérience autour d’un projet de mise à niveau du système d’archivage électronique. Pour faciliter la conservation et l’accès à ses factures, l’entreprise a en effet décidé, en 2012, de moderniser celui-ci, en remplaçant une version obsolète d’IBM Content Manager OnDemand (CMOD) par un système plus pérenne. « Nous souhaitions également profiter de l’occasion pour rationaliser l’archivage et promouvoir la dématérialisation », précise Sébastien Dufrene.

Guidée par cette volonté de rationalisation, l’entreprise oriente son choix vers l’une des deux plateformes de contenus déjà déployées en interne : soit une version plus récente de CMOD, soit la solution de gestion des contenus d’entreprise (ECM) d’Alfresco, déjà utilisée pour la gestion du patrimoine visible.

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Aurélie Chandèze

Aurélie Chandèze

Titulaire de deux masters en informatique et en sciences de l’information, Aurélie Chandèze a débuté en tant que journaliste IT. Après avoir été analyste chez Yphise puis consultante chez Acadys, elle a rejoint Best Practices fin 2009.

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