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Politique d’impression : un paradoxe, cinq scénarios

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L’impression et la gestion des flux documentaires peuvent peser jusqu’à 5 % du chiffres d’affaires des entreprises. Mais la perception de cet enjeu majeur demeure insuffisante dans les entreprises, alors que les réductions de coûts potentielles sont substantielles.

Comment expliquer ce paradoxe ? Quels sont les scénarios les plus pertinents et les bonnes pratiques ?

Dans le domaine des achats, les entreprises souffrent d’un curieux paradoxe. D’un côté, les directions achats privilégient, depuis plusieurs années, dans leurs objectifs, la réduction des coûts : c’est le cas de 78 % d’entre elles, selon le CPO Survey publié par le cabinet Deloitte en mars 2018. C’est même quatre points de plus par rapport à 2016… D’un autre côté, elles semblent délaisser des gisements qui, pourtant, recèlent d’énormes potentiels d’économies : l’impression et la gestion des flux documentaires. Comment peut-on expliquer ce paradoxe, entre un discours qui valorise les réductions de coûts et des pratiques qui ne vont pas jusqu’au bout de la démarche ? Pourquoi le domaine de l’optimisation de l’impression reste-t-il quasiment le dernier à intéresser la plupart des entreprises ?

L’impression, une vision déformée

Ce paradoxe peut s’expliquer par trois raisons principales. La première serait que, d’un point de vue macroéconomique, les dépenses liées à l’impression pèsent beaucoup moins lourd que le reste. Ainsi, les achats d’imprimantes représentent environ entre 5 à 7 % des budgets des achats de matériels IT en 2018, selon l’étude The 2018 State of IT (1), à comparer avec 17 % pour les PC de bureau, 15 % pour les PC portables et 13 % pour les serveurs. En France, selon IDC, les dépenses d’impression (matériels et consommables) représentent 12,5 % des budgets IT qui, eux-mêmes, pèsent, en moyenne, entre 3 et 5 % du chiffre d’affaires, selon les secteurs économiques.

Deuxième raison qui pourrait expliquer ce paradoxe : des biais cognitifs qui conduisent les directions achats et les DSI à « passer à côté des vrais enjeux ». Dans le domaine de l’impression, on peut ainsi en mettre cinq en exergue :

  • « Le biais de disponibilité », qui consiste à se contenter des informations immédiatement disponibles à l’esprit. Ainsi, on se limitera à additionner les montants des factures d’achats d’imprimantes, sans intégrer les coûts indirects (consommables, temps passé, indisponibilité des machines…) parce qu’ils sont beaucoup plus difficiles à mesurer sans un audit approfondi.
  • « L’effet de halo », qui se traduit par le fait que la perception d’un sujet est influencée par l’opinion préalable que nous avons d’une seule de ses caractéristiques. Exemple : les prix des imprimantes baissant de manière régulière, l’entreprise est convaincue qu’elle réalise automatiquement des économies.
  • « Le biais d’ancrage mental », qui pousse à prendre pour référence la première information dont nous avons connaissance à propos d’un sujet, sans aller plus loin. Exemple : le coût unitaire d’une imprimante devient le principal, voire le seul, indicateur budgétaire.
  • « Le biais de représentativité », qui consiste à se reposer sur des règles simples, et souvent fallacieuses, pour estimer la probabilité d’événements incertains, comme ne pas prendre en compte les risques de perte de confidentialité des flux de documents imprimés.
  • « Le biais de confirmation », qui est la tendance à collecter et à analyser les preuves de manière à confirmer ses propres hypothèses. Ainsi, on estimera que, dans la mesure où l’impression ne pèse que quelques points dans le budget, ce n’est pas la peine de s’en préoccuper.
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Philippe Rosé

Philippe Rosé

Docteur en sciences économiques et auteur d’une vingtaine d’ouvrages sur le management des systèmes d’information, Philippe Rosé est rédacteur en chef des publications Best Practices.

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