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Piloter ses approvisionnements au plus près de la demande

Maison de cognac fondée en 1763, Thomas Hine & Co, fournisseur officiel de la Reine d'Angleterre, est
installée à Jarnac, en Charente. Elle a entrepris de rationaliser la gestion de
ses approvisionnements avec une solution décisionnelle dédiée à la chaîne logistique, en lien avec son ERP. En automatisant une soixantaine d'opérations.

Le négoce représente une part importante de son activité, mais l’entreprise possède également des vignobles en propre, situés en Grande Champagne. Produire un cognac est un processus qui demande du temps, avec de nombreuses étapes comme la fermentation, la distillation puis le vieillissement, et enfin l’assemblage et la mise en bouteille. Pour élaborer ses cognacs, l’entreprise se fournit en vins et eaux-de-vie auprès de plusieurs producteurs, un marché soumis à des critères stricts auprès des douanes. Afin d’organiser au mieux la production, le maître de chai doit donc régulièrement mettre en regard les besoins à venir avec les disponibilités des différents stocks. « Les données sur les besoins sont rentrées dans l’ERP, sous un format assez figé et sécurisé », explique Eric Forget, maître de chai de Thomas Hine & Co. « En revanche, les informations sur les disponibilités proviennent de plusieurs sources différentes : l’ERP pour les stocks, des fichiers Excel pour les engagements hors bilan... » La diversité des producteurs et des accords passés avec ces différents fournisseurs complexifie également la donne, avec des bouilleurs de cru et des bouilleurs de profession, des engagements annuels et pluriannuels, des contrats en volume ou des transactions dans le temps...

Jusqu’à présent, le maître de chai effectuait les croisements de données nécessaires à la main, une opération très chronophage, avec beaucoup d’étapes qui n’étaient pas formalisées. « Il fallait sécuriser la collecte d’informations sur les disponibilités », indique Eric Forget, « d’autant plus que ces informations alimentent un tableau de bord destiné à notre directeur général et à notre actionnaire. » L’enjeu était donc de pouvoir produire les indicateurs nécessaires de la manière la plus automatisée possible, « en lançant une simple requête et en faisant varier des curseurs ».

A ce moment-là, le directeur général de Thomas Hine & Co entend parler de Check’nDo, un cabinet de conseil spécialisé dans l’analyse de la supply chain, grâce à un client de ces derniers. Une rencontre est organisée avec le maître de chai pour présenter les enjeux. « Je leur ai décrit le contexte et mes besoins à travers un cahier des charges, et nous nous sommes bien compris », raconte Eric Forget. Le projet est donc lancé.

Quelques jours ont suffi à Check’nDo pour configurer et mettre en place son outil d’analyse Solution+, qui inclut notamment un ETL (EasyMorph) et un outil de reporting. Grâce à deux ou trois ateliers organisés avec le maître de chai, la solution a pu être adaptée aux besoins de l’entreprise, étape par étape, en commençant par la modélisation des paramètres clés et des traitements à effectuer. Après avoir automatisé une soixantaine d’opérations, Check’nDo s’est attelé à la réalisation des tableaux de bord destinés aux différents acteurs, générés automatiquement sous Excel et Tableau Software. Cinq mois après le démarrage, la solution était opérationnelle. « Toutes ces étapes peuvent s’effectuer en seulement un mois si les disponibilités côté client le permettent », estime Eric Forget. « De notre côté, nous avons reconfiguré nos éléments, notamment les documents Excel, afin de renseigner et corriger certaines informations à la source. Nous avons également modifié quelques paramétrages sur notre ERP afin de pouvoir faire des tris et des regroupements de données », précise le maître de chai.

Après quelques contrôles et des sessions de recette pour vérifier l’adéquation aux besoins, l’outil est aujourd’hui en production, hébergé chez Thomas Hine & Co. L’ensemble de la solution mise en place a été documentée. Moins d’une minute suffit pour générer une simulation à partir des différentes sources de données. La fiabilité des indicateurs s’est accrue, et la mise en place d’une solution intégrée de bout en bout permet également de garantir la traçabilité et l’audibilité des informations produites.

Ce premier bilan répond aux attentes du maître de chai. Pour lui, trois facteurs ont contribué au succès du projet :

- Savoir précisément d’où l’on vient et où l’on souhaite aller, en faisant un état des lieux très précis : « c’est souvent là que le bât blesse », pointe Eric Forget.

- Etre à l’écoute des suggestions du fournisseur : « sur certains points techniques où le client n’a pas forcément d’idées, c’est au fournisseur d’en proposer » ;

- Comprendre que côté client, il faut être prêt à modifier certaines choses, aussi bien dans la manière de procéder que dans les outils existants.

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Aurélie Chandèze

Aurélie Chandèze

Titulaire de deux masters en informatique et en sciences de l’information, Aurélie Chandèze a débuté en tant que journaliste IT. Après avoir été analyste chez Yphise puis consultante chez Acadys, elle a rejoint Best Practices fin 2009.

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