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La SEM P S P automatise le traitement des paiements

Pour mieux piloter et maîtriser ses flux de paiements, la SEM Pyrénées Services Publics modernise l’automatisation de traitement des chèques de ses 46 000 abonnés. Le témoignage d’Eric Jougla, responsable administratif et financier.

Jusqu’en juin 1991, date de création de la SEM PSP (qui assure l’entretien des réseaux et ouvrages d’eau potable, la gestion des abonnés, la facturation...), le Trésor Public gérait l’encaissement des chèques des abonnés du Syndicat des Eaux Barousse Comminges Save. Fin des années 1990, la société d’économie mixte constate que ce système a atteint ses limites d’autant que le nombre de chèques, moyen de paiement le plus utilisé par les abonnés, ne cesse d’augmenter. La décision est alors prise d’industrialiser ce procédé. C’est un changement significatif car « jusqu’à à cette date, trois personnes étaient mobilisées pour gérer l’encaissement », explique Eric Jougla, responsable administratif et financier de SEM PSP depuis 1998. Celui-ci insiste sur le fait qu’ « avec la charge de travail qui s’amplifiait, des retards dans l’encaissement et le recouvrement s’accumulaient ». Le pilotage de la trésorerie, essentiel au bon fonctionnement de l’organisme, est donc loin d’être optimisé. « Pour réussir en la matière, il nous fallait donc utiliser des outils pertinents tout en adoptant de bonnes pratiques ».

La particularité de la SEM PSP réside dans le fait que cette organisation est composée à 80 % de capitaux publics mais avec une gestion privée. Née au début des années 1990 à l’initiative du Syndicat des Eaux de la Barousse du Comminges et de la Save, elle intervient, avec ses 55 salariés, sur le territoire des communes adhérentes des départements de la Haute-Garonne et des Hautes-Pyrénées, ainsi que des communes gersoises de Cadeillan et Monbardon.

Tout commence en 1999. La mise en place des nouvelles méthodes et procédures pour l’automatisation du traitement des chèques devait tenir compte d’un certain nombre de contraintes. La première contrainte était relative aux modalités d’encaissements. « Notre clause stipulait que tout chèque reçu à jour J devait être encaissé et remis à la banque à J+1 pour ensuite transiter sur du placement monétaire sécurisé, à court ou moyen terme, qui nous rapportait des intérêts ». S’ensuivaient alors tout un processus de relances qui impliquait une forte réactivité tant sur les délais d’encaissements que de recouvrements. L’autre contrainte technique que soulève le responsable administratif et financier concerne les moyens de paiement. « Nous avions opté pour une facture avec coupon détachable à joindre avec le règlement, ceci pour éviter toute erreur. Nous ne voulions pas externaliser la partie encaissement en nous tournant par exemple vers la solution du TIP ». Eric Jougla évoque enfin l’importance du facteur humain. « Il était primordial pour nous d’utiliser au mieux le potentiel que représentait le personnel de SEM PSP ».

Le responsable administratif et financier sollicite l’équipe informatique qui rapidement, et avec la collaboration du service informatique du Conseil Général de Haute Garonne, rédige un cahier des charges. Après un débriefing et sur recommandations de la collectivité, la SEMP PSP retient l’éditeur Athic, notamment après avoir étudié le retour d’expérience positif d’un autre client d’Athic.

Les dates du planning sont alors arrêtées. L’équipe d’Athic évalue l’infrastructure et les équipements en réalisant des tests de cohérence sur les coupons (montant du chèque, nom, adresse du titulaire du chèque...) et les interfaces du logiciel de facturation. La SEM PSP s’équipe d’un scanner spécialisé moyen de paiement (Burroughs SmartSource open), d’une application capture de document (Capthic3) et d’un progiciel de dématérialisation (Starthic encaissement).

L’ensemble de l’infrastructure liée au traitement des chèques (scanner, ligne optique, coupons de facturation) est ensuite mis en place. Si le déploiement de la solution est d’abord pris en main à distance par les équipes d’Athic, l’équipe informatique de la SEM PSP s’approprie rapidement l’outil. Même si cette infrastructure fonctionne parfaitement pendant plus de dix ans, la SEM PSP se décide en 2011 à installer les dernières versions des solutions Athic. Le déploiement est réalisé en quelques mois, l’équipe de l’éditeur ayant déjà connaissance des contraintes de la SEM PSP.

Aujourd’hui, le traitement des 80 000 chèques et la facturation des 46 000 abonnés sont entièrement automatisés. « Nous avons largement atteint notre ROI qui se concrétise par une meilleure utilisation des ressources humaines, une rapidité du délai d’exécution, et une augmentation des produits financiers », précise Eric Jougla dont l’objectif était d’améliorer la qualité de service rendue aux utilisateurs. « Ne plus avoir à traiter manuellement les chèques permet de sécuriser le flux de paiement et les échanges, de limiter les erreurs et de gagner du temps ». Désormais, une seule personne est en charge des encaissements, ce qui permet aux deux autres de se consacrer au traitement de procédures plus complexes et qui apportent de la valeur ajoutée. La SEM PSP a aussi accompagné les utilisateurs dès le départ du projet, et tout au long de son déroulement. « Nous n’avons pas eu de blocage avec les utilisateurs qui ont bien été accompagné ». A noter aussi que, pour Eric Jougla, le bon déroulement d’un projet nécessite de suivre quelques bonnes pratiques, en particulier impliquer les utilisateurs en amont du projet, « border » le cahier des charges et effectuer une démonstration de faisabilité.

Dans les années à venir, la SEM PSP ambitionne de personnaliser sa relation avec ses abonnés et de les aider à mieux contrôler leurs consommations. Via un portail internet, l’abonné pourra ainsi consulter sa consommation, relever son compteur d’eau, examiner l’historique de ses factures et choisir son mode de paiement (mensualisation, prélèvement automatique et télépaiement).

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Laurence Blanlœil

Laurence Blanlœil

Anciennement responsable communication dans le secteur des nouvelles technologies pendant 20 ans, Laurence Blanloeil intègre l’équipe de Best Practices comme journaliste en 2013.

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