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L’Institut Catholique de Paris revoit ses outils de gestion

Cet établissement d’enseignement supérieur privé remplace son outil de gestion de la scolarité pour mieux organiser les parcours pédagogiques, administratifs et financiers de ses 10 000 étudiants. Témoignage de Benoît Roubertou, DSI de l’ICP.

« Chaque année, le personnel administratif produit pour les étudiants divers documents relatifs à l’inscription administrative, pédagogique et financière, mais aussi des relevés de notes, des attestations », raconte Benoît Roubertou, DSI de l’Institut Catholique de Paris. 10 000 étudiants sont concernés par ce processus qui nécessite la création d’une dizaine de pièces adaptées à leur profil et à leur parcours universitaire. L’équivalent de 100 000 documents qui sont ainsi générés, massivement entre juin et début octobre, époque de l’année correspondant à la période d’inscription.

« La conception de ces documents, soumise à réglementation, s’appuie sur plusieurs niveaux de référentiels : (interne, national et européen) », explique le DSI. La Direction des systèmes d’information participe à la génération et à de l’interprétation de ces données sur la base d’objectifs explicites et homogènes. « Un travail complexe qui suppose un personnel impliqué, des données structurées et une technologie fiable », ajoute Benoît Roubertou. Sans compter que ces dernières années, l’activité de l’ICP connaît une croissance qui se traduit par une augmentation des effectifs étudiants... et des documents à produire !

L’Institut Catholique de Paris, université privée fondée en 1875 compte six facultés (Droit Canonique, Théologie et Sciences Religieuses, Philosophie, Sciences Sociales et Economiques, Education et Lettres), quatre instituts spécialisés. C’est également une fédération d’écoles supérieures professionnelles, statutairement indépendantes, dont certaines sont encore implantées dans les locaux historiques parisiens. L’ICP accueille près de 10 000 étudiants dont 30 % sont de nationalité étrangère, et 7 000 stagiaires et auditeurs, ainsi que de nombreux doctorants, encadrés par un corps professoral permanent et vacataire riche de 700 enseignants et chercheurs et 160 employés administratifs.

C’est sous l’impulsion du Recteur et du Secrétaire Général de l’ICP, mais aussi au vu de l’obsolescence de l’outil, que le nouveau projet de gestion de la scolarité voit le jour en 2008 « Le logiciel en place était dans l’incapacité d’absorber la croissance de notre activité et générait une surcharge de travail pour l’ensemble de la communauté universitaire », note Benoît Roubertou. La première difficulté que doit surmonter l’ICP porte sur la garantie de la bascule entre les deux systèmes et l’assurance de la continuité de service. L’activation est en effet prévue à une date fixée au préalable qui doit être respectée pour éviter l’arrêt complet de l’activité. Il est en effet impensable pour l’université de ne pas maintenir l’inscription des étudiants et l’organisation des cours. L’autre difficulté concerne la gestion du changement. « A effectif constant, le personnel administratif devait assurer en parallèle le quotidien et l’intégrationdes informations sur le nouveau système et dans un timing serré » indique Benoît Roubertou.

« Dès la phase de réflexion, les principaux utilisateurs ont été consultés, afin d’identifier clairement leurs besoins », explique Benoît Roubertou. « Et cela concernait aussi bien les Doyens qui définissent les axes stratégiques de leur faculté que le personnel administratif : secrétaires pédagogiques ou coordinatrices de formation ». Une fois les attentes des 70 utilisateurs spécifiées, la DSI consulte plusieurs entreprises et analyse les offres. Deux éditeurs sont short-listés. Au final, Helvétius Ingénierie est retenu. Plus précisément, c’est la solution de gestion de la scolarité dédié à la formation et l’enseignement supérieur, Helisa Web 2 qui est choisie. Cette plateforme collaborative de production intègre ensuite l’outil de rapport JasperServer de Jaspersoft open source. Reposant sur les technologies Web 2.0 interactives AJAX et le langage HTML dynamique, JasperServer permet un travail de conception, de réalisation et de diffusion de rapports et des requêtes ad hoc.. « Le coût, la flexibilité et l’autonomie de l’outil ont été des critères déterminants dans le choix de la solution Jaspersoft », résume Benoit Roubertou.

La mise en service de Helisa Web 2 et de JasperServer est réalisée en trois étapes et s’étale sur plusieurs années. Tout d’abord, à la rentrée 2009, où la mise en service et le démarrage sont déployés dans cinq facultés sur 6. Mais le développement du logiciel de gestion de la scolarité connaît quelques fausses notes, dont l’origine remonte à la construction du référentiel de formation, une étape essentielle à ce type d’outil (5 000 cours et 800 cursus sont offerts à l’ICP).

Résultat : le manque de stabilisation de ce référentiel de l’offre de formation a impacté le processus d’inscription à la rentrée 2009, et s’est traduit par des files d’attente des étudiants ou encore des ratés dans les réservations de salle de cours. La priorité de l’ICP à cette étape est donc de consolider la solution et d’assurer que la deuxième étape de mise en service – prévue en septembre 2010 - se déroule sans incidents. Pour cela, il confie à Benoît Roubertou recruté en octobre 2010 la mission de renouveler et restructurer la DSI en trois pôles d’expertise: pôle infrastructure, pôle projet et pôle métiers, ce dernier étant en charge du projet et de la formation. La campagne d’inscription et la délivrance des résultats des premier et deuxième trimestres 2010/2011 se déroulent de manière plus sereine. La troisième et dernière mise en production se termine à la faculté des Lettres en septembre 2011. « Et depuis juin 2012, le fonctionnement est relativement stabilisé dans les 23 organismes », indique Benoît Roubertou.

Mais le déroulement chaotique du projet a laissé des traces au sein du personnel administratif et quelques tensions sont apparues. « Nous avons des utilisateurs très exigeants », précise Benoît Roubertou. « Ils ont subi tous les désagréments ». Pourtant ces utilisateurs reconnaissent que la situation a progressé même s’ils n’hésitent pas à souligner les améliorations à apporter car « s’ils sont très critiques, c’est tout simplement qu’ils se doivent et ont à cœur de remettre aux étudiants des documents parfaits », insiste le DSI.

« L’outil JasperSoft est adapté à notre activité, qui implique de visualiser en quelques heures les données », note Benoît Roubertou. Tout est personnalisable avec l’appui d’un développeur intégré ! Et ce sont les étudiants qui en bénéficient. En effet, l’Institut Catholique de Paris peut maintenant, lors de l’inscription, générer pour chaque étudiant des documents incluant leurs données personnelles telles que la carte d’étudiant, le contrat d’études, l’attestation, l’inscription, le paiement, la facturation etc. Soit, au total, plus de dix documents lors de l’inscription.. Autre avantage : la DSI peut à demande concevoir, configurer et déployer en quelques minutes les rapports et les tableaux de bord interactifs dont les facultés peuvent avoir besoin. « Aujourd’hui, une assistante peut éditer des milliers de page de documents pour préparer un jury rectoral», rapporte Benoît Roubertou sans sous-estimer le temps à mobiliser par les utilisateurs pour y parvenir.

Au-delà de cet outil dédié à la gestion de la scolarité, l’ICP s’est doté d’autres plates-formes interactives. En premier lieu, le portail étudiant (ENT) baptisé « Université en Ligne » qui leur permet de s’inscrire en ligne. Ils accèdent aussi directement à leur emploi du temps, aux notes et à une plate-forme de e-learning sur laquelle ils échangent avec les enseignants. Tous ces éléments sont accessibles en mode web et mobile via l’application ICP Campus, disponible sous Androïd et IOs, depuis début 2013. L’université a également déployé une CVthèque des enseignants-chercheurs qui met en lumière les publications et la production de recherches de l’ICP, et s’est aussi doté d’un outil de gestion de la relation client : Microsoft Dynamics CRM. Pour 2014, l’établissement réfléchit à un projet de système d’information ressources humaines et planifie la refonte de son site web vitrine.

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