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Échanges entre entreprises et administrations : la facturation électronique s’impose

Le Conseil des Ministres a adopté le 25 juin dernier une l’ordonnance relative au développement de la facturation électronique pour simplifier les échanges entre entreprises et administrations. Ainsi, les collectivités locales et les établissements publics s’obligent, comme l’Etat, à recevoir les factures que leurs fournisseurs devront désormais transmettre par voie électronique.

« Le volume global en cible, à l’horizon 2020, est d’environ 95 millions de factures par an », précise Régine Diyani, directrice de l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État), service à compétence nationale rattaché au ministre des finances et des comptes publics. La mise en œuvre de ces dispositions s’étalera entre le premier janvier 2017 (pour les grandes entreprises) et 2020 (pour les micro-entreprises). Toutes les entités publiques doivent, quant à elles, être en mesure d’accepter des factures dématérialisées dès le 1er janvier 2017.

Concrètement, la mise en œuvre s’appuiera sur une plateforme technique mutualisée qui permettra en un point d’accès unique le dépôt, la réception, la mise à disposition et la transmission de ces factures. « Cette mesure est importante pour la modernisation de la fonction financière car elle contribuera à simplifier et unifier des procédures et des organisations aujourd’hui hétérogènes », assure Régine Diyani. L’AIFE a notamment été chargée de la conception et de la mise en œuvre du SI Chorus, système d’information mettant en œuvre l’ensemble des dispositions de la Loi Organique relative aux Lois de Finances (LOLF) du 1er août 2001.

Elle a en charge la cohérence du Système d'Information Financière de l'État (SIFE), dont elle définit et met en œuvre la stratégie, et elle oriente et accompagne la modernisation de la fonction financière. Chorus est l’un des exemples de réussite d’un projet public, avec un coût d’un peu moins d’un milliard d’euros sur dix ans (inférieur de 10% aux prévisions initiales), dont 550 millions pour l’investissement, le reste pour le fonctionnement. « Les délais de paiement ont été fortement réduits avec la mise en œuvre de Chorus, évoque Régine Diyani. Ils sont ainsi passés, en moyenne de 36 jours en 2011 à 23 jours en 2012 et à 19 jours l’an dernier. »

Chaque jour ouvré, ce n’est pas moins d’un milliard d’euros de dépenses qui sont gérées dans Chorus. Autres bénéfices de Chorus : un redéploiement des effectifs et l’arrêt d’applications anciennes. « Nous en avons arrêté 66, avec par exemple les applications Accord (sous PeopleSoft) pour la dépense centrale et NDL pour la dépense locale, et notre objectif est à terme d’en arrêter 80 » précise Régine Diyani.

Les cinq facteurs clés de réussite de Chorus, selon Régine Diyani

  1. Un objectif commun. « Nous étions dans le contexte de la LOLF (Loi organique relative aux lois de finances), votée à l’unanimité et, pour mener un grand projet de transformation, le fait que toutes les parties prenantes s’accordent constitue un atout essentiel pour réussir. »
  2. Une réingénierie des processus et une gestion du changement anticipées. « Ce chantier de transformation a été d’emblée pensé comme impliquant un volet important de réingénierie des processus et de conduite du changement. Les processus ont ainsi été remis à plat et cette réingénierie a été déclinée par ministère et, bien sûr, adaptée aux spécificités de l’outil SAP. »
  3. Une co-conception de la solution avec les futurs utilisateurs. « La pré-conception de la solution a fait l’objet d’une collaboration interministérielle, avec des ateliers de travail regroupant plusieurs dizaines de personnes. Même si ce n’est pas simple à organiser car il faut nécessairement aboutir à un consensus et faire des concessions, une telle approche facilite énormément l’appropriation. »
  4. Une gouvernance interministérielle. « Un Comité d’Orientation Stratégique du système d’information financier regroupe l’ensemble des directeurs des affaires financières des ministères. »
  5. Pas de personnalisation de l’ERP. « Il ne faut pas tomber dans le piège de la personnalisation de SAP. Nous avons pris le parti de privilégier une solution basée sur un ERP très structurant. Dans un tel projet de transformation, il faut éliminer la tentation de multiplier les développements spécifiques. »

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