E-achats : standardiser, fédérer et mutualiser

La réduction des coûts figure toujours en tête des agendas des directions achats. La plupart des grands groupes ont engagé des démarches d’optimisation de leurs processus dans ce domaine. Surtout pour les achats indirects, souvent délaissés. Les exemples de Michelin, de la FNAC, de McDonald’s et de Covéa.

« La réduction des coûts reste toujours la première priorité des directions achats » notent les consultants de Deloitte dans leur étude Global CPO Survey 2013, réalisée auprès de 180 directeurs des achats dans 17 pays. La consolidation des dépenses figure logiquement parmi les leviers privilégiés (voir tableau page 4). Plusieurs stratégies sont envisageables : obtenir une vision à 360 ° de ses fournisseurs, comme l’a fait Michelin, créer, comme la FNAC, un « effet entonnoir » afin de n’avoir qu’un seul « tuyau » pour les achats, fédérer de multiples entités autour d’un outil commun, comme l’a réalisé McDonald’s, ou mutualiser à grande échelle, à l’image du groupe Covéa.

Michelin : obtenir une vision 360° des fournisseurs

Pour un groupe industriel d’envergure internationale comme Michelin (chiffre d’affaires de 21,5 milliards d’euros, avec 113 400 personnes dans 170 pays et 69 sites de production), les achats représentent une part très importante des dépenses, atteignant 14 milliards d’euros en 2012. 51 % de ces achats portent sur les matières premières, notamment le caoutchouc naturel, 33 % sont des services, 11 % des investissements et 5 % de l’énergie. « 660 personnes dans 27 pays s’occupent des achats, dont 170 personnes au siège », précise Luc Minguet, directeur général des achats du groupe Michelin, qui a partagé son expérience autour de la rationalisation de sa base fournisseurs lors de l’événement Ivalua On Air, en octobre 2013. Ses équipes alimentent notamment une base de fournisseurs contenant plus de 66 000 références et gèrent plus de 5 millions de factures par an.

« Jusqu’en 2011, nous utilisions des outils obsolètes et coûteux pour le suivi de nos fournisseurs », explique Luc Minguet. Fin 2011, le groupe décide de remplacer celui-ci par une solution unique de e-procurement (Ivalua), permettant une vision à 360° de la base fournisseurs et de leurs contrats. Le groupe entame alors un vaste projet de refonte de sa gestion des fournisseurs, dénommé Hermès. Celui-ci démarre mi-2012 avec un déploiement de la solution en septembre 2012. « Notre base était assez complexe à cause de la diversité géographique, qui nécessite de gérer différentes langues et devises. Par ailleurs, certains fournisseurs sont des groupes internationaux avec de multiples succursales », précise le directeur général des achats.

L’enjeu de la refonte était de bâtir une base fiable et sécurisée, offrant une vision complète de la chaîne des achats, quel que soit le périmètre. Il s’agissait également de responsabiliser chacun des acteurs impliqués dans les achats. « Il est impossible de gérer des milliers de fournisseurs de façon centralisée, il fallait donc que les équipes s’approprient l’outil », souligne Luc Minguet, précisant que l’ergonomie de la solution était, de ce fait, un critère de choix important. La confidentialité des données faisait également partie des exigences, de par le caractère fortement concurrentiel du secteur. « Il fallait que les serveurs soient en France. » Dans le cadre du projet de refonte, plusieurs actions ont permis de rationaliser la base fournisseurs. Au départ, celle-ci contenait près de 200 000 références. « Nous avons supprimé les fournisseurs auprès desquels nous n’avions pas effectué de commande depuis 14 mois, ainsi que les fournisseurs dont le contrat était résilié et les références redondantes », explique Luc Minguet. A l’issue de ce nettoyage, il reste 66 000 fournisseurs, dont 330 environ font l’objet d’une démarche de gestion de la relation fournisseurs (Supplier Relationship Management/SRM).