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Comment bouter Excel hors du reporting

Comment bouter Excel hors du reporting

Radiall, fabricant de connecteurs et autres composants électroniques utilisés dans les télécommunications et industries de pointe, a remplacé Excel comme outil historique de reporting, par une plateforme unique (Qlik Sense) qui couvre l’ensemble des besoins des métiers. Un projet initié par le contrôle de gestion.

Le projet, baptisé BI4you, initié par deux contrôleurs de gestion, partait de plusieurs constats : "Il n’existait pas beaucoup d’outils pour réaliser les analyses de données et nous avions des doublons pour un même domaine fonctionnel. Avec, à la clé, des problèmes de performances et des pertes de compétences, précise Henri Rufin, Data Analytics Manager et contrôleur financier chez Radiall. Autre constat : l’usage prédominant d’Excel comme solution de reporting. Or, précise Henri Rufin, « Excel est un outil de productivité, pas un outil de reporting, sauf pour des analyses très ponctuelles. En tant que contrôleur de gestion pendant des années j'ai utilisé excel en long en large et en travers, avec les défauts que l'on connaît. Assez rapidement qu'il y avait d’énormes gains de productivité à réaliser. Je me suis alors donné comme objectif de remplacer Excel, sachant que, bien évidemment, il ne s'agit pas de faire peur aux utilisateurs en leur disant que demain ils n'auront plus cet outil, il faut les accompagner et leur montrer la véritable valeur ajoutée que peuvent avoir les outils de data analytics dans leur quotidien. »

Globalement, les tableurs figurent en tête des sources de données exploitées pour les applications analytiques, d’après IDC. 89 % des entreprises y recourent, devant les données d’applications SaaS (Salesforce, Marketo…), les datawarehouses dans le cloud (Redshift, Synapse, BigQuery…) Hadoop, les datawarehouses On Premise et les bases de données. La moitié des entreprises utilisent moins de dix sources de données et 15 % plus de vingt sources. Qui sont de plus en plus difficiles à contrôler : selon IDC, la croissance des données se poursuit à un rythme élevé. Le volume global atteindra 179,6 zetabytes en 2025, contre 64,2 en 2020. Les données créées dans le cloud pèseront 43 zetabytes en 2025 (soit 24 % du total), contre 9 zetabytes en 2020 (14 % du total).

En outre, Radiall utilise SAP, « nous sommes inondés de query et c’est un enfer en termes de maintenance et de perte de visibilité », assure Henri Rufin. Il fallait donc remplacer ces outils en privilégiant une plateforme pour l’ensemble des besoins analytiques et de reporting. Radiall a opté pour les solutions Qlik, « c’était l’occasion de faire évoluer nos pratiques, nous avons désormais une vraie infrastructure pour travailler, je n’utilise plus de solution d’EPM ni Excel pour produire les reportings. Un PoC technique et fonctionnel a été réalisé sur l’outil, et celui-ci a suscité l’enthousiasme de l’ensemble des utilisateurs, aussi bien pour les développeurs que pour les utilisateurs finaux. Parmi les principales raisons de notre choix, on retrouve l’ergonomie, la simplicité d’usage, et la puissance de la technologie propriétaire qui permet d’exploiter, préparer et transformer la donnée de manière extrêmement simple », se réjouit Henri Rufin.. 

En un an, pas moins de onze fonctions ont été embarquées dans les solutions Qlik (ventes, marketing, production, R&D, finance, RH, achats, communication…). Dans chacune d'entre elles ont été désignés un ou deux « data champions », pour porter la culture data-driven et promouvoir l'usage de la plateforme. De même, cinq reportings ont été automatisés (effectifs, masse salariale, ventes, Budget, états consolidés) et 80 applications ont été déployées, pour environ 500 utilisateurs (la cible est de 600), avec un temps moyen de développement entre une demi-journée et trois jours par application. Selon Henri Rufin, le gain est d’un à deux jours par mois et par personne. « Beaucoup de temps était perdu pour la préparation et la réconciliation des données, l’impact sur la productivité est très significatif », précise-t-il Autres impacts positifs : le décommissionnement de quatre plateformes analytiques et de deux solutions d’EPM / CPM, plusieurs centaines de query SAP remplacées et une cinquantaine de licences converties. « Nous avons réussi à recréer certaines fonctionnalités d'une solution EPM (Enterprise Performance Management) de façon bien meilleure, plus rapide et pour un coût moindre ».

Le projet a été mené par quatre personnes (dédiées à 70 %) : deux contrôleurs de gestion, pour les spécifications, le design, les développements, le déploiement, l’accompagnement et la formation, et deux développeurs IT, pour l’extraction et la mise à disposition des données, ainsi que la structuration des modèles du datawarehouse.

« En un an, nous avons révolutionné la manière de travailler les données, c’est un changement d’approche radical : les cahiers des charges ne servent plus à rien, on réalise une maquette, on la montre aux utilisateurs, on discute de la solution attendue et on peut même anticiper les besoins et nous avons réussi à embarquer la DSI dans ce mouvement », explique Henri Rufin, qui estime que « le terme « Business Intelligence » est révolu. Qlik n’est pas une solution de BI mais un outil de gestion de données. On en fait ce qu’on en veut ! » Pour Nicolas Hirsch, directeur général de Qlik France, « l’agilité et l’autonomie des utilisateurs sont deux principes majeurs, mais les besoins dans ce domaine se sont accélérés. Le marché de la data reste toujours très actif, surtout à l’occasion de la crise sanitaire qui a conduit de nombreuses organisations à se réinventer, car c’est la première fois dans l’histoire de l’humanité qu’au niveau mondial, les entreprises se retrouvent dans la même situation au même moment, avec l’arrêt de leurs activités et des pertes de repères. Il n’y a donc jamais eu autant besoin d’analyses de données. Les entreprises qui avaient déjà intégré la culture de la data ont eu un réel avantage compétitif pour identifier les gains d’efficacité et les relais de croissance. » De fait, une entreprise sur cinq envisage de remplacer une application analytique, d’après IDC. En particulier pour compenser les principaux inconvénients des solutions en place. Les critères de choix d’une solution concernent les fonctionnalités de self-service, la capacité à fournir plus rapidement des réponses et l’intégration de l’analytique aux workflows métiers.

La majorité des acteurs d'une entreprise resteront des « consommateurs » de données ; il y aura donc toujours besoin de décisionnel, de fabriquer et d'envoyer des rapports. Selon Olivier Rafal, responsable des activités de conseil de l’ESN SFEIR, qui a publié une étude sur les DataOps, l’industrialisation et la gouvernance des données, « il faut cependant savoir s'extraire de ce mode de pensée, qui a fini par structurer à la fois les processus, les métiers et les architectures technologiques autour de la donnée. Cette structure n'est plus adaptée aux challenges qu'impose l'économie numérique : c'est toute la donnée qui doit être exploitée, servir à automatiser des processus, aider les métiers au quotidien dans l'accomplissement de leurs tâches. Il faut en revanche exploiter cette donnée sans retomber dans les travers du Big Data, où les entreprises rivalisaient sur la taille de leur datalake, sans véritable stratégie. La création d'une plateforme industrialisée de valorisation de la donnée doit s'inscrire dans une démarche de gouvernance globale. Il s'agit de bien définir la stratégie, les objectifs, l'organisation, les rôles, les processus mais aussi de mesurer la valeur et les coûts liés à la donnée. »

Plus on les utilise, plus on les partage, plus les données se multiplient et créent de la valeur, ajoute Olivier Rafal. « En plus de données abondantes, le cloud est la plateforme idéale pour les valoriser. » En effet, le cloud simplifie les problématiques de stockage, de traitement ou encore de partage de la donnée au sein d'un écosystème. « Pour autant, il faut y associer une véritable stratégie d'entreprise, une volonté́ d'avancer et de valoriser ses données, ainsi qu'un mode d'emploi, ou, a minima un accompagnement pour mettre en place les conditions du succès. » 

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Philippe Rosé

Philippe Rosé

Docteur en sciences économiques et auteur d’une vingtaine d’ouvrages sur le management des systèmes d’information, Philippe Rosé est rédacteur en chef des publications Best Practices.

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