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Axens investit dans la GED

Le cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Axens a recours à la GED pour stocker et archiver automatiquement ses documents clients. Le témoignage de Pierre Billet, expert-comptable associé chez Axens.

Créé en 1970 par cinq experts comptables et commissaires aux comptes, le cabinet Axens emploie aujourd’hui plus de 90 collaborateurs répartis dans cinq villes (Saint-Etienne, Andrézieux, Lyon, Sury le Comtal et Sainte Sigolène). Structuré autour de six pôles de compétences, Axens s’adresse en priorité aux dirigeants d’entreprises et aux associations pour leur proposer des services de conseil fiscal et social, de commissariat aux comptes, d’expertise comptable, et de conseil en gestion et organisation. « Depuis ces dernières années, notre chiffre d’affaires est en forte croissance et a atteint 6,8 millions d’euros en 2013. Conséquence, ce surplus de clients a impliqué plus d’échanges, et donc un accroissement de la production de documents comptables, juridiques, fiscaux et sociaux », explique Pierre Billet, expert-comptable associé chez Axens. « Car il faut savoir que dans notre métier, nous sommes dans l’obligation d’archiver et de conserver pour le compte de nos clients l’ensemble de leurs documents ». Et même si le cabinet a été le premier, il y a dix ans, à passer à la dématérialisation des flux et des processus, il devenait urgent de s’organiser afin de ne pas succomber à la paperasse !

Aux yeux de Pierre Billet, les arguments pour tout automatiser ne manquent pas. En premier lieu, il cite l’impossibilité pour le logiciel métier comptable en place, chargé de numériser et d’archiver les documents, d’automatiser le classement des fichiers dans les classeurs numériques adéquates. A noter, en second lieu, le volume de documents qui s’amplifie avec la multitude de logiciels métiers que gèrent les collaborateurs du cabinet. « Nous avons imprimé et classé manuellement jusqu’à un million de documents. Il était donc temps de stopper cet afflux et de revoir entièrement notre méthode de classement ». Ce dernier point finira de convaincre le comité de direction et Pierre Billet d’envisager la GED. Et ainsi permettre aux équipes d’Axens de disposer d’un système sécurisé, automatisant l’intégralité des processus de numérisation et de classement des documents.

Un groupe de travail est créé afin de définir l’organisation informatique, de recenser les besoins documentaires de chacun des pôles et de rédiger le cahier des charges. « Nous étions à la recherche d’une vraie GED c’est-à-dire d’un logiciel de classement et d’archivage qui ne transforme pas le document, et qui s’adapte à notre structure », précise Pierre Billet. « Ce logiciel devait intégrer des fonctionnalités comme une automatisation maximum et une rapidité dans le classement. Nous ne voulions en aucun cas que la fonction d’archivage implique une perte de temps ». Autre condition citée par le responsable informatique est que la solution GED ne bouleverse pas les méthodes de travail des équipes. Et, enfin, Pierre Billet parle d’un nouveau service qui devrait, selon lui, fidéliser la clientèle. Baptisé « coffre-fort numérique », ce concept permettrait aux clients d’accéder à l’ensemble de leurs documents comptables (déclarations fiscales, bulletins de salaires etc ...). Mais pour garantir le succès de ce service exclusif, Axens doit simplifier ses dossiers clients.

Le cabinet va alors prospecter et consulter cinq éditeurs de GED, pour en retenir deux : Knowings et Novaxel, sélectionnés « pour leurs connaissances des problématiques liés à notre profession et la complémentarité de leurs solutions avec nos différents logiciels métiers ». Après une phase de réflexion de deux mois, c’est finalement le logiciel de Novaxel qui sera choisi de par ses fonctionnalités et sa facilité de prise en main. « L’archivage, l’automatisme et le paramétrage des classements par rapport à nos différents logiciels ont été les éléments clés qui nous ont fait préférer Novaxel », déclare Pierre Billet. Le choix de l’éditeur validé, l’équipe en charge suit une formation sur le logiciel, lui permettant d’un prendre immédiatement le contrôle et de pouvoir répondre aux questions des futurs utilisateurs. Puis, pendant quatre mois, cette même équipe se charge de l’écriture des procédures, des tests et de l’implantation du logiciel, en collaboration avec les deux informaticiens du cabinet et les consultants Novaxel. Début 2013, la totalité des collaborateurs suivent une formation à l’outil, puis en février les cinq bureaux d’Axens sont finalement équipés.

A ce jour, le bilan est positif, dit Pierre Billet. Premier bénéfice tangible : plus de 30 000 documents comptables, juridiques, sociaux et fiscaux, émis et réceptionnés ont été classés en quelques mois. « Non seulement nous supprimons progressivement nos classeurs papiers dans les bureaux ce qui nous permet de réaliser des économies, mais nous gagnons aussi un temps considérable en termes de recherche documentaire », assure Pierre Billet. Ainsi, les documents sont rangés de manière logique et classés automatiquement dans le fichier client approprié, à l’intérieur du bon classeur numérique. « Tout collaborateur peut consulter ou modifier un dossier client à tout moment, depuis son ordinateur, sans avoir à se déplacer, et en toute sécurité. C’est un gain de temps certain, même s’il reste difficilement mesurable », poursuit Pierre Billet qui ajoute que l'heure de la fin du papier n’a pas encore sonné même si l’idée d’un bureau "zéro papier" est tentante. « Les utilisateurs ont tous adopté la GED. Car même si certains étaient légèrement réticents à ce changement, ils ont compris les avantages que l’outil leur apportait », confie Pierre Billet. « Je pense que le succès de ce projet est aussi dû à l’implication, en amont, des collaborateurs. En exprimant leurs besoins, leurs modes de fonctionnement, nous avons pu assurer une cohérence entre leurs besoins exprimés et le paramétrage ».

En 2014, Pierre Billet se concentrera sur le lancement de son service « coffre fort numérique », même s’il pense déjà à 2015 et à la dématérialisation des flux de production.

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