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Achats publics : comment rédiger un appel d'offres

1. Etablissez en amont une stratégie d’achat, tenant compte du marché et des contraintes réglementaires, en collaboration avec le responsable des achats (procédure à adopter, calendrier, clauses de propriété intellectuelle…).

2. Évaluez le niveau des exigences requises et la nature de la définition du besoin : de la description d’une solution technique à l’expression d’une liste d’exigences fonctionnelles, toutes les attitudes intermédiaires sont possibles. Attention, les réserves que vous pourrez formuler au moment de la livraison ainsi que les obligations liées à la garantie seront directement corrélées avec le niveau de vos exigences initiales !

3. Impliquez les représentants des utilisateurs dès le début de la démarche et tout au long celle-ci. De ce point de vue, les jalons de la démarche d’achat doivent être synchronisés avec ceux des autres aspects du projet.

4. Respectez à la lettre la procédure choisie ; évitez les contacts informels, sources de vices de forme et de contentieux potentiels...

5. Etudiez attentivement les références des sociétés candidates. Méfiez-vous des prestataires de services qui se contentent de mettre en avant les CV des personnes affectées au projet : c’est probablement faute de références sérieuses, et le risque de délit de marchandage n’est pas nul.

6. Si le projet a une ampleur conséquente et comprend un grand nombre de fournitures matérielles, exigez du maître d’œuvre qu’il fasse jouer la concurrence entre fournisseurs de second rang... en l’intéressant au résultat de la mise en concurrence.

7. Demandez les clauses de propriété intellectuelle adaptées à votre juste besoin.

8. Donnez-vous un délai suffisamment large pour procéder aux opérations de vérification avant d’accepter le produit... et assurez-vous à l’avance que vous disposerez des ressources nécessaires aux vérifications.

9. Identifiez clairement un prix forfaitaire ou un devis correspondant à chaque prestation ; évitez la commande de prestations où l’objet précis n’est pas identifiable, qui s’apparente à de la main d’œuvre déguisée...

10. Le délai entre la passation du marché et la livraison peut être conséquent : spécifiez que les matériels et logiciels livrés doivent être conformes au dernier état de l’art.

11. N’oubliez pas de réfléchir aux problèmes de maintenance et d’évolution dès la rédaction des spécifications.

12. Rédigez soigneusement les obligations liées à la garantie.

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La rédaction

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