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Rapport d’activités de la DSI : la boîte à outils

Comment valoriser le travail du DSI auprès de la direction générale ou des métiers ? On peut s’inspirer des stratégies de communication financière mises en œuvre par les sociétés cotées en bourse, en réalisant un rapport d’activités. Celui-ci constitue un élément important d’une démarche de communication et de marketing interne bien menée.

1. Les enjeux

Dans certaines entreprises, le rôle de la DSI reste assez obscur aux yeux des collaborateurs externes au service. Cela n’est pas sans conséquences sur la manière dont est perçue l’IT, avec le risque de voir un fossé d’incompréhension se créer entre celle-ci et les utilisateurs qu’elle est censée servir. Cela devient plus ennuyeux lorsque cette méconnaissance se traduit par des coupes brutales dans le budget ou les autres ressources, avec le risque d’entrer dans un cercle vicieux : moins la DSI a de moyens, moins elle pourra remplir ses missions et démontrer son apport à la création de valeur globale de l’entreprise.

Dans ce contexte, mieux vaut donc prendre les devants : comme toutes les autres fonctions considérées comme fonctions de support, la DSI a intérêt à communiquer régulièrement pour valoriser ses réalisations. Le rapport d’activités est l’un des outils sur lequel elle peut s’appuyer. Les entreprises cotées en bourse ont l’obligation d’en produire un pour informer leurs actionnaires et garantir un minimum de transparence. Pour un DSI, informer les utilisateurs et les métiers relève de la même logique.

2. Comment faire ?

Un bon rapport d’activités doit être clair et lisible par tous. Mieux vaut donc proscrire les termes trop techniques ou inclure un lexique quand certains sont incontournables. Le fait de proposer une définition précise a un autre avantage, il permettra de dissiper certains flous ou les incompréhensions autour de termes en vogue, comme le cloud ou le Big Data par exemple. Pour le rédiger, choisissez de préférence un collaborateur qui a l’habitude d’échanger avec le métier et qui est capable de trouver un langage commun.

Le rapport doit rester court, sinon il ne sera pas lu. La longueur dépend de sa fréquence : si le document est publié sur une base annuelle, il pourra être un peu plus développé. S’il est trimestriel ou mensuel, la concision est de règle. Le choix du format et du support de publication dépend de plusieurs paramètres : le public ciblé, la culture de l’entreprise (notamment en matière de communication interne) et les ressources disponibles pour sa réalisation. Un format électronique de type newsletter ou document PDF permettra de toucher plus de monde, mais il risque de passer à la trappe si les destinataires sont submergés de mails. Un rapport papier remis en mains propres peut davantage attirer l’attention, dès lors que ce choix n’est pas en décalage avec la culture d’entreprise ou le discours de la DSI (si vous avez une politique de dématérialisation, oubliez !). Dans tous les cas, il faut soigner la mise en page pour rendre le rapport d’activités attractif. Des éléments visuels, comme des graphiques simples ou des photographies de vos collaborateurs, permettront de le rendre plus vivant.

Trois étapes classiques aident à construire le contenu du rapport d’activités :

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Aurélie Chandèze

Aurélie Chandèze

Titulaire de deux masters en informatique et en sciences de l’information, Aurélie Chandèze a débuté en tant que journaliste IT. Après avoir été analyste chez Yphise puis consultante chez Acadys, elle a rejoint Best Practices fin 2009.

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