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Le déroulement d'un appel d'offre (2/6)

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Après avoir traité, dans notre précédent numéro, la préparation d’un appel d’offre, nous abordons son déroulement. Cette phase est également critique pour la réussite des projets et la qualité des relations avec les fournisseurs. Cet article, second volet d'une série de six, présente les bonnes pratiques à connaître pour réduire les risques.

Par Pierre-Albert Carlier (*)

Dans le cas de grands projets, compliqués, stratégiques, les défections des fournisseurs en cours de route ne sont pas rares et peuvent en compromettre la bonne fin.

À ce titre, se prémunir contre ce risque est essentiel. Pour cela, on peut privilégier trois actions :

  • Envoyer un NDA (Non Disclosure Agreement ou engagement de confidentialité) précisant le périmètre de confidentialité à respecter et la date approximative de l’émission de l’appel d’offre. Il faut exiger le NDA signé et tamponné avant d’émettre l’appel d’offre.
  • Dès l’émission de l’appel d’offre, demander, sous deux jours ouvrés, un accusé de réception.
  • Ensuite, demander au fournisseur, dans un délai court, variable selon la taille de l’appel d’offre, de confirmer par écrit (lettre papier avec signature manuscrite et tampon) :
    ~ Son intention de répondre (ou pas).
    ~ Son engagement à respecter les règles et l’esprit de la consultation.
    ~ Qu’il a compris le caractère stratégique de l’appel d’offre et qu’il mettra en face une équipe à la hauteur des enjeux.

A lire dans Best Practices

  • « Comment bien préparer un appel d’offres », Best Practices SI, n° 198, 18 septembre 2017.
  • « L’analyse des réponses », à paraître dans le numéro 200, 16 octobre 2017.
  • « Le dossier de choix », à paraître dans le numéro 201, 30 octobre 2017.
  • « La négociation », à paraître dans le numéro 202, 13 novembre 2017.
  • « Le contrat », à paraître dans le numéro 203, 27 novembre 2017.
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