Catalogues électroniques de fournisseurs : fédérer les achats des organisations décentralisées

Dans les grands groupes avec une organisation décentralisée, gérer les achats relève du casse-tête. A moins de recourir à un catalogue électronique de fournisseurs. Les exemples de Bouygues Construction et de Vinci Energies.

La gestion de la relation avec les fournisseurs ne peut plus s’effectuer de façon artisanale, autrement dit sur un tableur ou dans une base de données peu maniable. Dans le CPO Survey 2017 (*), publié par le cabinet Deloitte, la modernisation des outils utilisés par les directions achats arrivait en seconde position des priorités d’investissements dans les deux ans, derrière l’analytique. L’un des outils incontournables est le catalogue électronique des fournisseurs, logiciel qui combine l’ensemble des fonctionnalités dont ont besoin les directions achats (workflows de validation, vision des conditions contractuelles, historiques, espaces collaboratifs, description des produits, mises à jour en temps réel, usages en mobilité pour les commandes...).

Un catalogue électronique de fournisseurs est particulièrement adapté aux grandes organisations très décentralisées qui gèrent des centaines de millions ou des milliards d’euros d’achats chaque année. Chez Bouygues Construction, la filière achats concerne plus de trois milliards d’euros par an, avec 2 400 fournisseurs, plus de 500 contrats cadres, et elle occupe 350 collaborateurs dans 35 pays. Le groupe de BTP a identifié plusieurs enjeux pour simplifier l’accès et l’utilisation des catalogues électroniques : améliorer la quantité et la qualité des informations, disposer d’un outil ergonomique déployé sur les terminaux mobiles. « Il faut s’inspirer des fonctionnalités standards des applications grand public afin de favoriser un usage plus intuitif, avec, par exemple, l’affichage rapide des informations essentielles, des photos, des indications sur "les articles les plus commandés", le modèle étant Amazon », note Paul Martin, responsable du SI Engagement de Bouygues Construction, qui a témoigné lors du dernier salon Solutions. D’autant, poursuit ce dernier, que « les problématiques de qualité et d’ergonomie se trouvent exacerbées sur un outil mobile. » Plus de 7 000 collaborateurs sont ainsi susceptibles d’utiliser les outils d’e-procurement et passent plus de 600 000 commandes par an. « Il faut pouvoir commander le bon produit au bon moment avec le moins de clics possibles, en affichant le moins d’articles possible, mais uniquement ceux dont on a besoin », résume Paul Martin.

La suite de cet article, réservée aux abonnés, détaille les retours d'expérience de Bouygues Construction et de Vinci Energies, et présente les onze facteurs clés de succès de la mise en place d'un catalogue électronique de fournisseurs.