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Solutions de gestion de l'information : des besoins, encore des besoins?

Avec l’essor du numérique, l’information est de plus en plus disponible sous forme dématérialisée et non structurée, multi-sources et multi-formats. Un échantillon de 200 entreprises et organisations publiques basées en France interrogées par Markess International en février 2008 corroborent ce constat.

En effet, il apparaît que les informations traitées, utilisées et gérées au quotidien par les collaborateurs, résident le plus souvent dans des bases de données et/ou des applications métier (dont des ERP/PGI), sont enregistrées dans un format non structuré.

Il s’agit généralement d’informations présentes dans des e-mails, pages web, supports audio ou vidéo... Elles sont localisées à l’extérieur de l’organisation Il s’agit de bases de données externes, d’extranets ou de plates-formes tierces en accès sécurisé, de sites web publics et autres sources d’informations publiques accessibles via internet, et se trouvent sur le poste de travail et ne sont pas partagées avec les autres collaborateurs.

La multiplicité des sources et des formats corrélée à la croissance accélérée du volume des informations à manipuler exige désormais la mise en place de solutions spécifiques permettant de mieux accéder, rechercher, analyser, sécuriser et diffuser celles-ci afin d'en faciliter et d’en améliorer l’usage, le partage, la restitution et l'exploitation en interne.
Dans ce contexte, les solutions permettant la gestion de l’information d’entreprise (aussi dénommée par les Anglo-saxons « EIM » pour « Enterprise Information Management ») présentent de nombreux atouts pour les responsables dans les organisations interrogées : gain de temps, gain en efficacité, meilleure gestion de la connaissance et accès facilité aux multiples sources d'informations, entre autres.
La gestion de l'information comprend dans son périmètre différents domaines, certains convergeant aujourd’hui entre eux, et qui concernent :
- L'accès à l'information, son agrégation et sa restitution grâce à une ou des solutions de type moteur de recherche d’entreprise (« enterprise search »), de portail et de veille ;
- La gestion de documents et de contenus avec des solutions de type « ECM » (Enterprise Content Management) ou de GED (Gestion Electronique de Document) ;
- Le décisionnel avec des solutions de type « business intelligence », l’analyse et le traitement de l’information avec des solutions de data mining, de text mining, d’analyse statistique, d’extraction et transformation (de type « ETL » pour « Extract-Transform- Load »), de gestion des connaissances (ou de knowledge management - « KM »).

En 2008, sur les 200 entreprises et organisations publiques interrogées par Markess international, 89% indiquent avoir déjà mis en place au moins une solution couvrant tout ou partie du périmètre de la gestion d’information d’entreprise, certaines étant plus privilégiées que d’autres selon la typologie de l’organisation (secteur d’activité, taille, dimension internationale, pressions réglementaires, culture, systèmes déjà existants en interne, etc.).

Dans les organisations interrogées mentionnant déjà recourir ou ayant l’intention de recourir d’ici 2010 à ce type de solution, trois grandes catégories sont identifiées et peuvent coexister au sein d’une même organisation :
- Solution dite de « desktop search » qui couvre le poste de travail du collaborateur (cas de 47% des organisations). Il s’agit le plus souvent de solutions gratuites de type Copernic Desktop Search, Exalead one:desktop, Google Desktop, Microsoft WindowsDesktop Search ... ;
- Solution intégrée dans d’autres solutions ou applications existantes : solutions de GED (44% des cas), applications métier (21%) et applications décisionnelles (16%) ;
- Solution d’accès et de recherche spécifique (22% des cas) qui s’apparente à une plate-forme transverse à une entité métier ou à l’ensemble de l’organisation. Elle couvre aussi bien des informations internes qu’externes à l’organisation quelle que soit leur localisation (poste de travail, bases de données, applications métier, sites web, messagerie...) et permet ainsi un accès unifié à un ensemble d’informations.

Des projets plus ambitieux

La hausse des budgets dédiés à la mise en oeuvre, au déploiement et à l'exploitation de solutions de gestion de l'information démontre l’intérêt réel des organisations interrogées dans ce domaine et des investissements qu’elles sont prêtes à consentir : 51% d’entre elles évoquent en effet des budgets en croissance d’ici 2010.

Par ailleurs la nature des projets va évoluer et s'étendre selon Hélène Mouiche, chargée d’études Senior chez Markess International. « Aujourd’hui, l’information est dans la majorité des organisations gérée en silo ou en mode cloisonné. Comme le montre l’étude, les organisations recourent le plus souvent à plusieurs solutions ou systèmes différents sans lien entre eux. Or, elles prennent progressivement conscience des enjeux associés à une bonne gestion de l’information dans son ensemble. La demande devrait progressivement basculer vers des solutions transverses à l’ensemble de l’organisation ou à certains métiers, et intégrant des couches de « search » capables de gérer de multiples sources d’information avec un niveau de sécurisation en adéquation avec les pré-requis internes. Cela implique inéluctablement la convergence de certaines solutions entre elles ».

Le marché français des logiciels et services liés aux solutions de gestion d’information d'entreprise, qui se compose des trois grands segments que sont le décisionnel et le traitement de l’information, la gestion de contenu (GED/ECM) et l’accès à l’information avec notamment les moteurs de recherche d’entreprise, est estimé par Markess International à 1,9 milliard d’euros en 2008. D'ici 2010, ce marché devrait atteindre 2,4 milliards d'euros, soit une croissance annuelle moyenne de plus de 11% sur la période 2008-2010. Il verra d'ici là de nombreuses concentrations et des évolutions des modèles de business aux dires des prestataires interrogés sur les perspectives de ce marché.

La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews auprès de 200 entreprises privées et organisations publiques basées en France. Par ailleurs, 30 prestataires actifs sur le marché français de la gestion d’information d’entreprise ont aussi été interrogés parmi lesquels Alfea Consulting, Ambre Associates, AMI Software, Antidot, ADP, ASG, Atos Consulting, Business Document, CDC Software, Cincom, EMC, Exalead, Grimmersoft, Hub2b, IBM, InfoCodex, Inévidence, Knowings, Kodak, Lingway, Microsoft, NES, Noematics, Olkoa, Pertimm, PolySpot, QlikTech, Sinequa, SPSS, STS Group...

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