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Dématérialisation de factures : d’importantes marges de progression

La première édition du baromètre mondial commanditée par de Yooz, issu d’une enquête auprès de plus de 1 000 décideurs financiers et comptables en Europe, révèle que la dématérialisation des factures fournisseurs est encore loin d’être généralisée.

En 2021, seules 20 % des entreprises utilisent une solution d'automatisation et de dématérialisation des processus factures fournisseurs ! Le Baromètre 2021 The state of Automation in Finance, réalisé dans huit pays (France, États-Unis, Royaume-Uni, Irlande, Espagne, Suisse, Luxembourg et Belgique), dresse un état des lieux des pratiques comptables et financières et identifie les attentes, les craintes et la vision de ces décideurs pour 2022, ainsi que les technologies qui permettent de passer à l'automatisation dès maintenant.

Ainsi, les trois quarts des entreprises reconnaissent que la crise du Covid a accéléré la transformation digitale du service comptabilité/finances. Cet état de fait accentue les exigences auxquelles doivent répondre les entreprises pour rester performantes : adaptation aux contraintes réglementaires, optimisation des relations avec les fournisseurs, réduction des coûts, impératifs de productivité dans un contexte de travail à distance, fluidification des processus...

Les défis identifiés et les besoins sont de plus en plus larges et pointent sur des problématiques telles que la sécurité, la productivité et l'optimisation des processus. Cependant de nombreux freins subsistent : la complexité des processus, la multiplicité des canaux (papier, e-mail, EDI, scan...) et le fait que cela bouleverse encore trop les méthodes de travail existantes.

Les entreprises ont bien identifié les défis post-covid liés à l'optimisation des processus et à la cybersécurité

L'impact de la récente crise sanitaire est bien appréhendé et malheureusement envisagé sur le long terme : en effet, pour plus de 30 % des entreprises interrogées, il faudra plus de deux ans pour absorber les effets de la crise du Covid et pour 15 % d'entre elles entre un et deux ans.

Avant la crise sanitaire, les entreprises avaient déjà identifié trois défis majeurs :  l'adaptation aux évolutions de leur environnement, en particulier réglementaire, la transformation digitale et l'augmentation de la productivité. Dans un monde en crise, si ces trois défis sont toujours d'actualité, deux nouvelles problématiques internes ont fait leur apparition : optimiser les processus financiers et renforcer la cybersécurité, dans un contexte où 75 % des décideurs admettent que la crise de la Covid-19 a accéléré la transformation digitale des services comptabilité/finance.

Des freins persistants à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs malgré une identification des risques

En matière d'automatisation de la comptabilité fournisseurs une grosse marge de progression existe puisque seules 20 % des entreprises ont automatisé leurs processus. Trois freins principaux ont été identifiés : la complexité des processus, la multiplicité des canaux (papier, e-mail, EDI, scan...) et la gestion du changement. De fait, la facture électronique peine à s'imposer : seulement 20 % des entreprises s'estiment totalement prêtes.

L’étude révèle toutefois que les entreprises ont bien identifié les risques liés à un retard de la mise en place de l'automatisation des processus comptables : multiplication des retards de paiement, dégradation des relations avec les fournisseurs et surcoûts, erreurs et pertes de documents. Autre effet collatéral du manque d'automatisation : l'incapacité à travailler à distance. Dans 80 % des entreprises, le Covid a eu un impact sur leur capacité à traiter les factures dans les délais et 52 % des entreprises se sont révélées incapables de fonctionner efficacement en télétravail pour gérer la comptabilité fournisseurs.

Une accélération des investissements technologiques

En tête des besoins soulignés par les entreprises en matière d'investissements technologiques : la cybersécurité, le passage dans le cloud, l'intelligence artificielle et l'analytique. Au-delà de la nécessité d'automatiser, se posent de vraies exigences de performance : les entreprises recherchent avant tout des solutions sécurisées capables de s'intégrer avec d'autres logiciels (comptabilité, ERP...), d'extraire et d'analyser des données massives en temps réel tout en restant simples d'utilisation.

Les chiffres clés du baromètre

- 74 % des entreprises reconnaissent que la crise de la Covid-19 a accéléré la transformation digitale du service comptabilité/finances.

- 25 % des entreprises estiment que leurs processus comptabilité fournisseurs sont trop complexes.

- 60 % des entreprises sont persuadées qu’il faut plus d’un an pour absorber les effets de la Covid-19.

- 52 % des entreprises sont incapables de fonctionner efficacement en télétravail pour gérer la comptabilité fournisseurs.

- 17 % des services comptabilités fournisseurs consacrent plus de 100 heures par mois pour traiter les factures.

- 16 % des entreprises gèrent leurs processus achats et facture de manière manuelle ou avec un tableur.

- 24 % des entreprises estiment qu’une solution de dématérialisation de factures fournisseurs doit fournir aux utilisateurs un accès en temps réel aux documents.

- 33 % des entreprises ont déjà payé leurs fournisseurs en retard.

- 43 % des entreprises affirment que la Covid-19 a eu un impact significatif ou très significatif sur leurs capacités à traiter les factures dans les délais.

- 12 % des factures fournisseurs sont validées dans un délai supérieur à une journée.

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