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Les DG dans la course contre le temps

Mais à quoi les dirigeants d’entreprises passent-ils donc leur temps ? Pour répondre à cette question, deux professeurs de la Harvard Business School, Michael Porter et Nitin Nohria, ont suivi 27 dirigeants américains, scrutant leurs emplois du temps, quart d’heure par quart d’heure, pendant un trimestre.Les chiffres clés de l’emploi du temps de DG

• 61 % du temps sont consacrés à la communication face à face, 24 % à la communication électronique et 15 % au téléphone et au courrier postal.
• 21 % du temps sont consacrés à la stratégie, 25 % à l’opérationnel avec les métiers, 16 % à l’organisation et 25 % aux relations.
• 75 % du temps sont occupés avec des tâches prévues à l’avance.
• Les DG passent 72 % de leur temps en réunion.
• 17 % des réunions auxquelles participent les DG durent plus de deux heures, 30 % moins de trente minutes. 4 % du temps sont consacrés à des réunions qui durent plus de cinq heures.
• 11 % du temps sont consommés par des tâches récurrentes, par exemple les réunions du board ou les contacts avec les analystes financiers.

L’allocation optimale du temps n’est pas aisée : « Si un DG consacre trop peu de temps à ses collaborateurs, il aura une image de quelqu’un d’inaccessible, si, au contraire, il s’implique trop dans les décisions, il sera considéré comme bridant l’initiative de ses collaborateurs », expliquent les auteurs.

On s’en doute, les DG de grandes entreprises travaillent beaucoup : en moyenne 9,7 heures par jour, huit sur dix travaillent également pendant les week-ends et sept sur dix pendant leurs vacances. Au total, les DG travaillent 63 heures par semaine et dorment moins de sept heures par nuit… Heureusement, la plupart font du sport, en moyenne 45 minutes par jour.

Haro sur les e-mails

En principe, les e-mails contribuent à réduire le besoin de réunions et augmente la productivité. En théorie… Car, en réalité, les DG estiment que les e-mails constituent une source de perte de temps, de perturbations et d’interruptions. D’autant qu’ils sont souvent en copie d’e-mails de type « For Your Information » pour lesquels ils n’ont pas besoin d’intervenir. « Ils ressentent une pression des e-mails, car ils restent réticents à les ignorer », observent les auteurs, pour qui les dirigeants devraient reconnaître que la majorité des e-mails ne les concernent pas. S’ils répondent, cela crée une nouvelle cascade de réactions, initiant ainsi « une spirale de communication inutile ». D’où l’intérêt de bien définir les types d’e-mails qu’un dirigeant peut, ou doit, recevoir, et lesquels amènent une réponse, à charge pour les assistantes des DG de filtrer et de supprimer les e-mails inopportuns avant que leur patron les voit, suggèrent les auteurs. Autre recommandation : optimiser son temps avec un agenda, qui permet de mieux cerner les priorités. « La plupart des dirigeants sont "agenda-driven", sinon c’est la porte ouverte aux sollicitations aléatoires qui nuisent à la qualité du travail », soulignent les auteurs. Ils ont calculé que les dirigeants passent 43 % de leur temps à des activités planifiées dans leurs agendas, avec toutefois de fortes variations : entre 14 % et 80 % du temps de travail. Le mode réactif occupe tout de même un tiers du temps des DG. Plus ces derniers délèguent, dans le cadre d’une stratégie bien définie, mieux ils optimisent leur temps.

Les réunions avant les clients

Le temps consacré aux réunions reste significatif : en moyenne, un dirigeant assiste à 37 réunions chaque semaine (y compris en face à face) et y passe 72 % de son temps de travail. Avec des durées variables : les deux tiers des réunions durent, heureusement, moins d’une heure, ce qui semble être une durée optimale, selon les DG interrogés par les auteurs. Mais on peut mieux faire : ces réunions pourraient être facilement raccourcies de quinze à trente minutes sans en altérer le contenu. A supposer que chaque réunion soit associée à un ordre du jour précis et préparée. L’un des dirigeant interrogé donne d’ailleurs ce conseil à ceux qui envisagent d’organiser une réunion dans laquelle le DG devrait se rendre : « Quel que soit le temps que l’on vous demande, divisez-le par deux ! »

L’une des conclusions surprenantes de cette étude de la Harvard Business School concerne le temps passé par les dirigeants au contact des clients : « Ils ont été surpris d’apprendre qu’ils ne passent que 3 % de leur temps avec les clients, c’est moins que le temps qu’ils consacrent aux consultants (5 %) et autant qu’avec les investisseurs », constate les auteurs.

218 biblioHBR 1

« How CEOs manage time », par Michael Porter et Nitin Nohria, Harvard Business Review, juillet-août 2018. www.hbr.org

Les chiffres clés de l’emploi du temps de DG

  • 61 % du temps sont consacrés à la communication face à face, 24 % à la communication électronique et 15 % au téléphone et au courrier postal.
  • 21 % du temps sont consacrés à la stratégie, 25 % à l’opérationnel avec les métiers, 16 % à l’organisation et 25 % aux relations.
  • 75 % du temps sont occupés avec des tâches prévues à l’avance.
  • Les DG passent 72 % de leur temps en réunion.
  • 17 % des réunions auxquelles participent les DG durent plus de deux heures, 30 % moins de trente minutes. 4 % du temps sont consacrés à des réunions qui durent plus de cinq heures.
  • 11 % du temps sont consommés par des tâches récurrentes, par exemple les réunions du board ou les contacts avec les analystes financiers.

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Dominique Herbert

Dominique Herbert

Consultant en systèmes d’information depuis plus de vingt ans, Dominique Herbert collabore à Best Practices sur les thématiques de gouvernance, d’organisation de la DSI et de stratégie SI.

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