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Optimiser les achats pour sortir d'une crise

Lorsqu'une entreprise n'a pas d'autre issue que de réduire ses coûts, la rationalisation et l'automatisation des achats redonne des marges de manœuvre. Selon l’étude Key Issues for Procurement in 2015 du Hackett Group, la réduction des coûts figure en tête des priorités des directions achats en 2015, une entreprise américaine sur quatre considère d’ailleurs cet objectif comme critique.

Pour la plupart des grandes entreprises, en période de crise, l’optimisation des achats est quasiment la seule porte de sortie à court ou moyen terme (lire également page 11, dans ce numéro). Augmenter le chiffre d’affaires est relativement difficile sans innovation, par définition complexe à concrétiser à court terme ; quant à réduire les coûts de personnel, c’est généralement une approche déjà expérimentée et elle reste socialement très risquée, on le voit avec le cas d’Air France, où les syndicats demeurent très puissants. Pour les directeurs achats, cela impose un repositionnement dans deux directions, souligne le dernier rapport du Think Tank Achats, piloté par CGI Business Consulting : « Revoir les clés d’arbitrage, entre ce qu’il faut massifier, décentraliser, déléguer ou sous-traiter, et se rapprocher des bons acteurs. » L’un des leviers consiste à automatiser ce qui peut l’être. Et il reste encore du chemin à parcourir : par exemple, selon une analyse de The APN Network, 60 % des factures fournisseurs sont encore transmises en format papier, processus très chronophage et très coûteux.

La dématérialisation se trouve facilitée avec le Purchase-to Pay, défini, par Gartner, comme une solution intégrée conçue pour gérer un processus de bout en bout, qui commence avec la commande de biens et services et se termine avec l’ordre de paiement prêt à s’intégrer dans le système comptable. Les solutions de Purchase-to-Pay combinent le plus souvent la dématérialisation, un catalogue électronique, un portail fournisseurs, un workflow d’approbation, un système de rapprochement entre les bons de commande et les factures.

Les fournisseurs ne manquent pas et, en premier lieu, les éditeurs d’ERP. N’oublions pas que, dans les entreprises françaises, les deux modules les plus installés avec les ERP sont les achats (74 %) et la gestion commerciale (71 %), devant la GPAO (51 %), la comptabilité (47 %) et le CRM (30 %), selon une étude du CXP pour le Salon Solutions ERP. On peut comprendre que certains DSI aient des velléités de s’affranchir de leur éditeur d’ERP, surtout si ceux-ci pratiquent un peu trop les audits de licences, facturent des coûts de maintenance élevés et entretiennent le flou dans leurs conditions commerciales et contractuelles. Cela ne doit évidemment pas être le critère déterminant, la qualité de la solution doit primer, de même que la réputation et les références de l’éditeur. On note quand même une tendance à sortir de l’ERP pour gérer les achats. Selon une étude d’Ivalua sur le e-procurement, dans 60 % des entreprises, le module déployé est issu d’un éditeur spécialisé, 20 % est un module issu d’un ERP et dans 20 % des cas il est développé en interne. Trois motivations principales sont avancées pour s’émanciper de l’ERP : le déploiement et le ROI seraient plus rapides, et la couverture fonctionnelle plus complète.

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