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Dématérialisation et réseaux de franchise

La dématérialisation présente au moins cinq avantages :

• Gagner en temps et en productivité

Le traitement des factures nécessite un enchaînement de tâches précises (saisie, enregistrement, affectation, validations et règlement). Réalisées de manière manuelle, ces tâches demandent du temps et peuvent devenir fastidieuses.

• Simplifier et fiabiliser les processus

La dématérialisation des factures permet de gérer de manière automatisée des activités précédemment effectuées à partir de documents papier. Cette numérisation des documents simplifie, rationalise et fiabilise les processus.

• Réduire les coûts

La dématérialisation des processus comptables, notamment le traitement des factures, est une source d’économies importante pour une entreprise, quelle que soit sa taille.

• Mieux piloter la fonction financière

Le suivi en temps réel est précieux pour les responsables financiers. Le traitement automatisé des factures leur permet de disposer immédiatement d’un certain nombre d’indicateurs qui les aident à mieux piloter le processus, ces indicateurs pouvant être agrégés et regroupés au sein d’un tableau de bord.

• Sécurité, archivage, traçabilité

Le passage à des factures au format numérique améliore la sécurité des données. Les données doivent être signées à leur entrée dans le système, la signature garantissant leur intégrité et leur valeur fiscale. Les utilisateurs disposent ensuite d’une traçabilité de bout en bout sur les données. Et chaque intervenant est authentifié.

Ces atouts de la dématérialisation sont bien sûr visibles dans n’importe quelle entreprise dès lors les volumes de factures à traiter sont significatifs et que les investissements dans les solutions se justifient. Les économies et les gains de productivité sont encore plus importants dans des contextes de réseaux de franchise, comme on le voit dans le cas du groupe Yves Rocher, surtout lorsque le réseau grossit. Pour les réseaux de franchise, la dématérialisation reste un sujet majeur (avec les problématiques logistique et marketing) et c’est peut-être l’un des seuls.

En effet, les systèmes d’information, dans ce type de contexte, se différencient de ceux des entreprises parce qu’ils prennent moins en compte, par définition, les problématiques de relation avec le client final et ressources humaines (qui sont plus du ressort des franchisés, donc d’entreprises juridiquement indépendantes). Et souvent, les magasins franchisés sont soucieux, voire jaloux, de conserver leurs fichiers clients. Précisément parce qu’ils sont indépendants dans leurs décisions de management. Le groupe Yves Rocher, dans sa documentation commerciale, rappelle que « Le/la partenaire, du fait de son statut de franchisé(e), est un commerçant indépendant, propriétaire de son fonds de commerce, assume la responsabilité de son exploitation et gère notamment sa masse salariale, ses stocks et ses charges. » Et plus le réseau grandit, plus cela devient complexe de consolider les données clients.

Dans un réseau de franchise, le système d’information peut avoir deux statuts : soit il est imposé par le franchiseur et les franchisés n’ont pas le choix, soit ces derniers sont autonomes dans le choix de leurs solutions matérielles et logicielles. Dans le premier cas, c’est intéressant pour les franchisés, surtout s’ils n’ont pas les compétences pour développer un système d’information, dans le second cas, il peut être intéressant, pour des raisons de compétitivité locale, de connaître au mieux ses clients, donc d’en maîtriser les caractéristiques... sans les partager avec d’autres. D’autant que beaucoup de réseaux de franchises disposent, parallèlement à leur réseau de franchisés, de leurs propres magasins.

Dans ce contexte, la dématérialisation est un sujet « fédérateur » dans la mesure où il satisfait les deux parties, avec réduction des coûts, meilleure productivité et fiabilité des données. Et le mode SaaS s’impose. Il reste à bien choisir son prestataire, en vérifiant notamment les questions de réversibilité, de qualité de service, les références clients, le coût n’étant finalement qu’accessoire et relativement peu discriminant selon les fournisseurs.

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L'avis de la rédaction

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