Objets connectés : le stylo PDF pour Bourdin Jardins et Paysages

  • Publié le : 15 juillet 2014
  • Ecrit par : La rédaction
  • Exclusivement en ligne

Le spécialiste des espaces verts utilise un stylo intelligent pour accélérer le partage d’informations entre le terrain et le bureau. Le témoignage de Laurence Bourdin, directrice générale de Bourdin Jardins et Paysages. Bourdin Jardins & Paysages c’est d’abord une histoire de famille

Celle d’un artisan paysagiste qui, en 1967, aménage des espaces paysagers pour les particuliers de la région Centre. Puis lorsque son fils Nicolas Bourdin et sa femme Laurence reprennent les rênes en 1996, l’activité dépasse la création et l'entretien d'espaces verts et s’étend aux collectivités et aux entreprises désireuses de modeler les espaces publics et collectifs. Depuis, l’entreprise de 50 salariés, planifie, conçoit, et gère des projets comme par exemple des constructions paysagères, des murs végétaux, des jardins à thèmes ou encore la création et l’entretien de terrains de sports et aires de jeux.

C’est en observant quotidiennement les contraintes de ses salariés que Laurence Bourdin, directrice générale et responsable des ressources humaines de Bourdin Jardins et Paysages prend conscience de la nécessité de corriger et de perfectionner certaines méthodes de travail. Car même si l’entreprise a déployé en 2009 l’ERP Progib pour améliorer la gestion administrative, il reste à optimiser la gestion des heures chantier. Jusqu’ici, cette tâche était gérée à la fois par les responsables terrains et par l’administratif. « Concrètement, les équipes terrains relèvent chaque jour l’activité des chantiers, évaluent le travail en termes de ressources, d'heures, de matériaux et éditent des comptes rendus qui sont ensuite ressaisis, traités, enregistrés dans les bases de données par le personnel administratif », explique Laurence Bourdin.

Mais ce processus multiplie les saisies et donc les risques d’erreurs, et démotive les salariés. « Ces contraintes nous ont fait prendre conscience qu’il était urgent de travailler différemment. L'idée étant de supprimer les double-saisies et de réduire le coût de traitement des rapports de chantier et des comptes-rendus ».

Aidée de son partenaire Progib, la directrice générale envisage plusieurs solutions. Et finalement opte pour le stylo numérique au lieu de la tablette, support moins adapté à l’environnement de l’entreprise où les hommes travaillent les mains dans la terre. « Avec le stylo, les utilisateurs continuent de travailler de la façon la plus naturelle, avec un stylo et du papier. Sans changer fondamentalement leurs habitudes », explique Laurence Bourdin. Concrètement, le stylo intelligent capture en temps réel les données inscrites à la main sur un formulaire papier. Celui-ci possède une trame de points invisibles qui renseigne le stylo numérique. Le système génère un document PDF et l’envoie chaque fin de semaine sur le serveur par une simple connexion. En parallèle, les données du document sont interprétées par un moteur de reconnaissance de caractères, et alimentent l’ERP de l’entreprise.

La mise en place de l’outil va nécessiter près de six mois. Le temps nécessaire pour la PME de choisir la solution, la déployer, transférer les donner, et former les futurs utilisateurs.

Début 2013, Progib rencontre Laurence Bourdin et quelques responsables pour analyser avec eux leurs méthodes de travail et détecter leurs besoins. La solution du styloPDF retenue en juin, l’éditeur propose alors un plan de mise en œuvre précisant les modules et les étapes de déploiement. Et pour s’assurer que les futurs utilisateurs vont s’approprier l’outil, Laurence Bourdin va les solliciter. Particulièrement les conducteurs de travaux qui participeront à l’élaboration du document spécifique à la conduite de chantier. « En réalité tous les salariés ont contribué à l’adaptation de cet outil. Une volonté de notre part car nous voulions qu’ils adhèrent entièrement à ce projet ». Progib propose également un programme de formation qui va s’étaler sur plusieurs mois. Puis viennent les premiers tests des chefs de chantiers qui seront suivis par toute une série de vérification de la part des ouvriers. « Leurs retours d’informations et leurs remarques ont permis de faire des ajustements », signale Laurence Bourdin. A ce stade, la directrice générale veut surtout s’assurer que l’outil apporte une réelle plus value pour ses collaborateurs et améliore leurs conditions de travail. « La plupart de nos salariés sont jeunes et donc à l’aise avec les nouvelles technologies. Tous ont compris les avantages d’un tel outil et ont accepté de suivre les processus nécessaires pour être plus efficaces et plus productifs ». Finalement, c’est un décembre que le déploiement prendra fin avec des bénéfices déjà perceptibles.

En réalité, le stylo numérique surpasse les attentes de l’entreprise : un meilleur suivi dans la gestion des chantiers et des RH, une gestion en temps réel des achats et des dépenses. « L’analyse de notre activité et des chantiers est à la fois plus rapide et plus précise, réduisant par ailleurs les délais de gestion », se réjouit Laurence Bourdin. A noter également, la suppression des double-saisies, une baisse du coût de traitement des rapports, et enfin une réduction du délai entre l'émission du rapport et sa prise en compte.

Mais surtout, le styloPDF aura permis de résoudre le problème récurrent de la procédure d’affectation des achats. Comme le précise la directrice générale, « Les achats de matière, qui sortaient de notre stock, n'étaient pas réaffectés par chantiers mais saisis directement. Avec le StyloPDF nous pouvons attribuer automatiquement les achats par chantier et par client. Nous gagnons ainsi en précision ». Ajouté à cela, ce support mémorise les données donc apporte toutes les preuves et justificatifs exigés notamment par les donneurs d’ordres. Un vrai confort en termes de suivi des différents chantiers.

Selon Laurence Bourdin, le stylo numérique lui aurait aussi permis d’améliorer la gestion du personnel. « Avec le stylo, chaque salarié peut suivre l’évolution de son travail et tous les vendredis, un bilan de l’activité est effectué. Nous pouvons savoir en temps réel les conditions de travail du salarié sur chaque chantier et ainsi connaître les risques qu’il encourt, le taux de pénibilité. Nous pouvons même extraire ces informations qui peuvent s’avérer utiles pour la médecine du travail. »

D’ores et déjà, Bourdin Jardins et Paysages compte 18 stylosPDF pour 36 salariés. Et près de 50 documents sont transférés et traités chaque semaine. Du reste, l’entreprise promet d’innover encore en 2014 avec la création d'une plateforme de recyclage des déchets verts dans une zone d’activité Haute Qualité Environnementale (HQE), l’aménagement de bons de livraison automatique permettant d'informer les clients plus rapidement, et l'automatisation de la facturation ainsi que des entrées et des sorties de matière ... Le styloPDF n’a donc pas fini d’écrire !

Le styloPDF est un stylo équipé d'une mini caméra, d'une puce de stockage et d'un module de communication. La caméra enregistre les données manuscrites écrites sur les formulaires (rapports, relevés...) dans la mémoire du stylo. Ces données sont immédiatement transmises à un serveur par une simple liaison Bluetooth avec téléphone mobile 3G. Quelques secondes plus tard, le stylo génère un document PDF, copie du document remis au client et l'envoie par mail à l'entreprise. Parallèlement, les informations manuscrites recueillies sur le formulaire peuvent être converties en données numériques structurées grâce au moteur de reconnaissance d'écriture et alimenter le système d'information de l'entreprise.

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