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Contre la paperasse et les processus obèses, un peu d’intelligence artificielle…

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La dématérialisation, le numérique, le collaboratif et les autres technologies censées faciliter la fluidité dans les entreprises sont encore loin d’avoir produit tous leurs effets. La paperasse et les processus trop longs, trop complexes, trop morcelés et trop imbriqués les uns avec les autres règnent encore dans les organisations.

D’où l’intérêt d’y injecter un peu d’intelligence artificielle…

Les achats et les services comptables sont, entre autres, de grands pourvoyeurs de processus et de paperasse. Exemple : LafargeHolcim UK, qui gère environ 30 000 comptes fournisseurs, reçoit 250 000 appels téléphoniques et traite 1,3 million de factures par an, dont 65 % sous format électronique, le reste étant géré sur papier. « Cette situation présente deux inconvénients majeurs : d’une part, un processus qui manque de clarté et qui repose en grande partie sur des tâches manuelles, n’est jamais pérenne. D’autre part, cela agit fortement sur le moral des équipes », explique Phil Rice, responsable du crédit chez LafargeHolcim UK, qui a témoigné lors d’un évènement organisé par BearingPoint et l’APDC (Association des Directeurs de Comptabilité & de Gestion). Pire : avec un processus mal maîtrisé, « nous avions chaque année 20 millions de livres de cash non affectés », ajoute Phil Rice.

Le groupe industriel a implémenté une solution (Alloc8 de Rimilia) qui est basée sur l’intervention d’un robot pour lire et reconnaître les informations nécessaires (avis de virement, chèques, virements…) et réaliser directement le lettrage dans le système d’information. « Ainsi, c’est l’ensemble de la chaîne Order-to-Cash qui s’en trouve fluidifiée », assure Phil Rice. Résultat : Le cash non alloué a été divisé par dix en trois mois. « Désormais, avec la réconciliation automatique des factures et des paiements, ce sont 93 % des montants qui sont automatiquement alloués, dont 90 % en moins d’une journée », assure Phil Rice, « nous avons obtenu ces résultats grâce à la rapidité du robot qui, de plus, travaille jour et nuit à la place du comptable. Nos équipes ont donc accès à l’information nécessaire dès leur arrivée le matin. » Avec, à la clé, une réduction d’effectifs de six personnes, sur une équipe de onze personnes.

La suite de cet article, réservée aux abonnés, aborde les exemples d’EDF et du Crédit Mutuel, détaille les dix transformations majeures de la fonction financière, ainsi que les trois domaines d’opportunités pour mettre en œuvre l’intelligence artificielle.

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Dominique Herbert

Dominique Herbert

Consultant en systèmes d’information depuis plus de vingt ans, Dominique Herbert collabore à Best Practices sur les thématiques de gouvernance, d’organisation de la DSI et de stratégie SI.

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